Offenheit, Transparenz und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist auf allen Ebenen des Bistums Fulda notwendig. Das Bistum Fulda ermutigt daher Mitarbeitende, Ehrenamtliche und Außenstehende Rechtsverstöße und Fehlverhalten innerhalb der Organisation zu melden und dadurch mitzuhelfen, Schäden zu vermeiden.

Gleichzeitig ist es wichtig, den Schutz der hinweisgebenden Personen, Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und sonstige Personen, die von der Meldung betroffen sind, sicherzustellen.

Kenntnisse und Anhaltspunkte für Regelverstöße, von denen Sie im Zuge Ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis erlangt haben, können Sie daher an die interne Meldestelle des Bistums melden. Sie sind damit gesetzlich vor Nachteilen geschützt und können auf eine vertrauliche Behandlung der übermittelten Informationen bauen. Auch bei Bekanntgabe Ihrer Identität und der Hinterlegung von Kontaktdaten sichert Ihnen unsere Meldestelle eine gesetzeskonforme und vertrauliche Behandlung Ihrer Daten zu. Die Ermöglichung einer Kontaktaufnahme durch unsere Meldestelle kann dabei helfen, die Aufarbeitung des Vorgangs zu beschleunigen und das Fehlverhalten zügig abzustellen.

Das Bistum Fulda hat eine interne Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingerichtet. Sie ist zuständig für den Rechtsträger Bistum und für diejenigen Kirchengemeinden, die das Bistum mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragen.

Das Bistum Fulda hat die öffentlich-rechtliche Prüfungsstelle Revision im Bistum Fulda mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes betraut. Diese nimmt Meldungen über Regelverstöße auf folgenden Wegen entgegen:

• Telefon: +49661-87-699 (wenn Sie nicht von der Rufnummernunterdrückung Gebrauch machen, wird Ihre Rufnummer in der internen Meldestelle gespeichert)
• Briefpost: Vertraulich, Bischöfliches Generalvikariat, Revision im Bistum Fulda – Hinweise, Michaelsberg 1, 36037 Fulda
• Persönliche Vorsprache (nach Terminvereinbarung): Bischöfliches Generalvikariat, Revision im Bistum Fulda, Michaelsberg 1, 36037 Fulda

Die interne Meldestelle nimmt Regelverstöße entgegen, die unter den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen und bearbeitet diese. Darunter fallen u.a.:

• Verstöße gegen Strafvorschriften
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leib, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, also z.B. Vorschriften aus folgenden Bereichen:
• Arbeitsschutz
• Gesundheitsschutz
• Mindestlohngesetz
• Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
• Verstöße gegen folgende Rechtsvorschriften
• Umweltschutz
• Datenschutz / Umgang mit personenbezogenen Daten
• Sicherheit in der Informationstechnik
• Vergaberecht
• Steuerliche Vorschriften

Bei Meldungen, die nicht unter den Anwendungsbereich von § 2 HinSchG fallen, verweist die interne Meldestelle die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen (z.B. Beschwerdemanagement, Betrieblicher Datenschutz), sofern der internen Meldestelle die Kontaktdaten der hinweisgebenden Person (Telefon oder Postanschrift) bekannt sind.

Bei der Meldung an die interne Meldestelle ist es hilfreich, Ihre Kontaktdaten mitzuteilen (Vorname, Name, Telefonnummer oder postalische Anschrift), damit die Meldestelle sich mit Ihnen in Verbindung setzen kann. Erfolgt eine Meldung in anonymer Form, wird diese bearbeitet; die im HinSchG vorgesehenen Schritte (Eingangsbestätigung und Rückmeldung an die hinweisgebende Person) erfolgen dann nicht.

Eine Rückmeldung an die meldende Person über E-Mail ist aus technischen Gründen nicht möglich, da das Bistum die für die Wahrung der Vertraulichkeit notwendigen Sicherheitsvorkehrungen (Verschlüsselungsverfahren) nicht im Einsatz hat.

Alternativ zur internen Meldestelle können Sie sich mit einer Meldung wegen eines Verstoßes auch an die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz wenden.

Eingehende Meldungen werden wie folgt bearbeitet:

• Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person innerhalb von 7 Tagen (sofern keine anonyme Meldung vorliegt und damit eine Rückmeldung nicht möglich ist)
• Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person herstellen und halten, um ggf. weitere Informationen zu erfragen
• Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen
• Angemessene Folgemaßnahmen ergreifen
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung (sofern keine anonyme Meldung vorliegt und eine Rückmeldung nicht möglich ist)
• Die Rückmeldung soll die Mitteilung geplanter und bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese enthalten, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden
• Die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren. Diese Dokumente sind drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Bei der Meldung an die interne Meldestelle ist es hilfreich, Ihre Kontaktdaten mitzuteilen (Vorname, Name, Telefonnummer oder postalische Anschrift), damit die Meldestelle sich mit Ihnen in Verbindung setzen kann. Erfolgt eine Meldung in anonymer Form, wird diese bearbeitet; die im HinSchG vorgesehenen Schritte (Eingangsbestätigung und Rückmeldung an die hinweisgebende Person) erfolgen dann nicht.

Eine Rückmeldung an die meldende Person über E-Mail ist aus technischen Gründen nicht möglich, da das Bistum die für die Wahrung der Vertraulichkeit notwendigen Sicherheitsvorkehrungen (Verschlüsselungsverfahren) nicht im Einsatz hat.

Alternativ zur internen Meldestelle können Sie sich mit einer Meldung wegen eines Verstoßes auch an die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz wenden.

An Folgemaßnahmen, die auf eine Meldung getroffen werden können, kommen in Betracht:

a) das Verfahren durch den zuständigen Rechtsträger oder einen Fachbereich des Bischöflichen Generalvikariates des Bistums Fulda weiterführen lassen
b) das Verfahren nach kirchlichem Strafrecht gem. Codex Iuris Canonici in seiner jeweils geltenden Fassung weiterführen lassen
c) das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an eine zuständige Einrichtung kirchlichen oder staatlichen Rechts
d) die hinweisgebende Person an eine andere zuständige Stelle verweisen
e) das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen

Hinweisgebende Personen sind auch dann geschützt, wenn sich der Hinweis später als unzutreffend herausstellt. Dieser Schutz besteht nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe unrichtiger Informationen handelt. In einem solchen Fall ist eine böswillig hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet.

Soweit das HinSchG keine gesonderte Regelung trifft, gilt das Kirchliche Datenschutzgesetz (KDG). Das Bistum als Betreiber der internen Meldestelle ist befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle gem. HinSchG erforderlich ist. § 16 KDG gilt mit der Maßgabe, dass eine Unterrichtung später erfolgen oder unterbleiben kann, wenn dies die ordnungsgemäße Bearbeitung des Hinweises beeinträchtigen würde. Abweichend von § 11 Abs. 1 KDG ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch die Meldestelle zulässig, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. In diesem Fall hat die interne Meldestelle spezifische und angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person gem. § 11 Abs. 2 lit. g, Abs. 4 KDG vorzusehen.

Bitte beachten Sie die Datenschutzinformationen gem. §§ 14, 15 KDG im Rahmend der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.